展示会への出展、年次イベントといった大規模なマーケティング施策では、営業やプリセールス部門からの協力が必要不可欠になります。ですが、イベントが終わった瞬間も、実はマーケティング部門のクライマックスであるリードフォローアップに移る為、残念ながら、運営に関する協力部門のフィードバックの取得がおざなりになりがちです。今回は、協力部門のフィードバックをタイムリーに広く収集するTIPSを共有したいと考えます。

 

当たり前かもしれませんが、始めに、なぜ、営業、プリセールス部門からのフィードバックが重要か、です。

 

例えば、展示会、年次イベントでは運営を外注化します。展示会であれば、ブースの設営から名刺獲得をお手伝いいただく人員までを外注化する場合もあります。同様に年次イベントで複数のセッションが同時開催される場合は部屋ごとに運営担当を外注化します。展示会、年次イベントともに会場が大きくなり、会期が長くなればなるほど、まずはマーケティングの目が届きにくくなります。その為に外注化するわけですが、イベントが終わると運営ベンダーとレビューミーティングを行います。これはマーケの目が届かなかったところの運営状況を共有してもらうわけです。

 

しかしながら、このレビューミーティングですが、運営ベンダーとしては不手際や失敗があったことを自ら積極的に反省点・改善点として言及することは、個人的な経験上、結構稀です。レビューミーティングを行い、最終雨的な納品となる為、不手際が重大な場合には発注者側から金額の値引きなどを要求されるこも懸念してのことでしょう。つまり、マーケの目が届きにくい、一方で外注の運営ベンダーも反省・改善点の膿出しをしないとなると、残っている現場証人者は営業やプリセールスだったりします。且つ、来場者も顔見知りの営業やプリセールスには多少の苦言を含めた本音を伝える可能性は高く、質のよいフィードバックソースと捉えましょう。

 

効率的にフィードバックをもらう為のコツは、タイミングと質問の設定です。

 

まず、タイミミングについて、イベント終わってから1週間も経つと、忘れちゃってますよね？ですので、イベントの翌日には現場のフィードバックをもらうようにしましょう。

 

そして、質問の設定です。一般的な話として、質問にはオープンクエッションとクローズクエッションがあります。例えば、オープンクエッションであれば、”今回の年次イベントはどうでしたか？”と話の範囲が広いですね。この場合、マーケティングが聞きたいことと異なる回答、すなわち、マーケとして役に立たないフィードバックが来る場合があります。例えば、”イベントの会場が豪華で良かった”とか、新たな考察につながらない回答ですね。一方で、クローズドクエッションであれば”今回の展示会場での製品説明において、不足しているコンテンツはなにかありましたか”とより具体的に聞くことができます。協力部門（営業、プリセールス）の当日の役割に応じて、具体的に聞くのがよいでしょう。

 

例えば、年次イベントであれば、開催の翌日にメールでのアンケートを一切に出します。SurveyMonkey等を利用して匿名で回答をもらう方法もあるのですが、社内ですし、回答について追加で確認したいことが発生した場合はすぐに聞き取りできますし、メールの方がフリーフォーマットで情報量も取れるので個人的にはメールアンケートがおすすめです。

 

・事前の集客活動は効率的に行えましたか？

・集客活動の課題があったとすれば、何でしょうか？（コンテンツ、内容など）

・担当企業の方は何名ぐらい参加しましたか？

・当日は担当企業の方をうまくフォローできましたか？

・参加者からのフィードバックがありましたか？

 

・来場者の関心と準備したコンテンツはマッチしましたか？

・来場者の方に十分に説明しやすい環境、時間はありましたか？

・当日の設営上で問題になったことはありますか？

・参加者からのフィードバックはありますか？

 

 

先述の通り、イベントが終わると運営ベンダーとのレビューミーティングがあります。大事なのは、このレビューミーティング時の議題として、上記のフィードバックで外注・運営に関わる部分を事前に共有し、これらを踏まえたレビューを行うことです。これにより、マーケだけでは目が届かない、そして、運営ベンダーが隠したがる、広く、深い現場のフィードバックが外注ベンダーにぶつけられることになりますので、質の高いレビューが行えます。そして、これらの議事録、レビュー資料はきちんと保管をし、次回の施策への改善に利用することができます。

 

 

イベントが終了すると、マーケティング部門は気力、体力ともに燃え尽き状態でしょう。そんななか、リードのフォローアップコールを含めたリストの手配、イベントのKPIなどの会期直後レポートの作成など、結構な業務が並行します。ですが、アテンド社員からの生の情報は忘れられないうちに収集する必要がありますので、イベント全体のWBS（タスク）に会期後の社内アンケートは予め組み込んでおきましょう。

 

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